Zenc - Focus op oplossingen

Quick Scan Informatievoorziening: voor organisaties in conditie

In 2002 heeft Zenc, in opdracht van de Alliantie Vitaal Bestuur, een Quick Scan ontwikkeld waarmee organisaties kunnen meten in hoeverre de informatievoorziening in balans is met de mate van organisatieontwikkeling. Dit op het INK-managementmodel gebaseerde instrument is door het programma EGEM i-teams geadopteerd en ingezet bij meer dan 100 gemeenten. Dat heeft bij het hoger management en de bestuurders van deze gemeenten geleid tot een groter bewustzijn en gevoel van urgentie met betrekking tot de strategische rol van informatievoorziening.

In 2008 is de Quick Scan Informatievoorziening door INK en Zenc verbeterd en in lijn  gebracht met het vernieuwde INK-managementmodel. Het resultaat hiervan wordt binnenkort door EGEM i-teams ingezet bij twintig gemeenten. Het doel van deze inzet is de gemeente bewust te maken van de relatie tussen bestuurlijke thema’s als dienstverlening en de rol van de e-Overheid, zodat gemeenten beter in staat zijn hun e-Overheidsbouwstenen succesvol te implementeren.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Projectadviseurs Plateauontwikkeling Gemeenten

Implementeren van e-overheidsbouwstenen betekent per definitie dat gemeenten op een andere manier moeten gaan werken, weten hoe hun processen verlopen, anders met hun burgers en ondernemers om moeten leren gaan en moeten leren met andere organisaties samen te werken. Om gemeenten daarin te ondersteunen heeft EGEM I-teams het denken in Plateaus van organisatieontwikkeling in een logisch model gebundeld en bij gemeenten op de agenda gezet.

Modellen als het INK-managementmodel, Spiral Dynamics en het Referentiemodel vormde hiervoor de basis. In een vijftal pilots met gemeenten is de toepassing van het plateaudenken getoetst. Zenc adviseurs hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan zowel de inhoudelijke ontwikkeling als de praktische toetsing.

Dit project heeft het thema: architectuur, informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Projectleiding Intergemeentelijke ICT-samenwerking

Steeds meer gemeenten zoeken de samenwerking bij het realiseren van ICT-modernisering. Egem I-teams ondersteunde gemeenten hierbij door het aanbieden van bouwstenen om tot succesvolle ICT-samenwerking. Als basis hiervoor diende het Strategisch Afwegingskader, een resultaat van het onderzoek Vermenigvuldigen door Delen uitgevoerd door Zenc.

Onder leiding van een Zenc-adviseur zijn instrumenten voor het gebruik van het Strategisch Afwegingskader ontwikkeld, zoals een keuzemodule om tot de gewenste samenwerkingsvorm te komen. Daarnaast is een netwerkorganisatie Directeuren Shared Services ICT gestart, waarin kennisdeling en kennisontwikkeling centraal staat. Eind 2008 is gestart met de overdracht van de instrumenten aan de VNG waarna het project begin 2009 is afgerond.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling, samenwerking

Rekenkameronderzoek Digitale Dienstverlening

De gemeente Soest heeft hoge ambities als het gaat om de inrichting en de prestaties van de digitale dienstverlening. In opdracht van de gemeentelijke rekenkamer zijn de concrete vorderingen en resultaten onderzocht. Een bijzonder aspect daarbij is geweest dat op verzoek van de Rekenkamer Zenc ook aandacht heeft besteed aan inspirerende voorbeelden uit andere gemeenten en met de gemeenteraad het gesprek is aangegaan over de wensen, inrichting en de rol van de gemeenteraad bij de organisatie van de digitale dienstverlening.

Dit project heeft het thema: rekenkameronderzoek

Aanval op de Uitval - Steden in de snelkookpan

We weten allemaal wat er moet gebeuren: wijken moeten leefbaarder en veiliger worden, bewoners moeten participeren, werken of adequate zorg krijgen. Maar hoe doe je dat? De afgelopen drie jaar heeft Zenc in het kader van het project Aanval op de Uitval in ruim dertien G27-steden geëxperimenteerd met een nieuwe aanpak.

Met de snelkookpanmethode (of pressurecookermethode) organiseerde Zenc oplossingen rondom problemen in plaats van andersom. In deze methode staat een snelkookpansessie centraal waarin bestuurders, beleidsmakers en uitvoerders samen komen om concrete oplossingen te verwoorden in een actieplan. Met deze aanpak heeft Zenc concrete oplossingen ontworpen voor bijvoorbeeld probleemwijken, kansarmen en probleemjongeren.

Door het succes van de snelkookpanmethode hebben Nicis Institute, de G27 en het programmaministerie voor Wonen, Wijken en Integratie besloten een leer- en ontwikkelingstraject te ontwikkelen om de aanpak over te dragen op professionals in de steden. Zenc is gevraagd dit traject op te zetten en de deelnemers te coachen. Gemeenten die al hebben deelgenomen – en die tegelijkertijd aan hun eigen uitdagingen hebben gewerkt – zijn ‘s-Hertogenbosch, Hengelo, Leeuwarden, Zwolle, Nijmegen en Arnhem. In de Regio Achterhoek, Venlo en Rotterdam heeft Zenc bovendien een maatwerktraject toegepast, net als voor het programmaministerie voor Jeugd en Gezin.

Dit project heeft het thema: bestuurskracht, casusgericht-werken-en-coaching, samenwerking

Evaluatie gemeentelijke reorganisatie

Zenc heeft geëvalueerd hoe de afdeling Ruimtelijke Dienstverlening van de gemeente Lelystad functioneert nadat daar in 2006 een reorganisatie heeft plaatsgevonden. Daarbij is gekozen voor een bottom-up benadering: de geïnterviewden zelf konden de belangrijkste onderwerpen aandragen. Op basis van desk research en in nauw overleg met de opdrachtgever zijn de evaluatiecriteria bepaald.

Het onderzoek resulteerde in conclusies en aanbevelingen op het gebied van INK, ketengericht werken, leiderschap, sturing en HRM. De aanbevelingen zijn tijdens twee afdelingsbrede bijeenkomsten, onder procesbegeleiding van Zenc, vertaald naar concrete verbeteracties.

Dit project heeft het thema: bestuurskracht, veranderkunde

Afschaffen Rofjes

De gemeente Tilburg probeert met Actie Stofkam lastige procedures en regels te schrappen of uit te dunnen. Een van de procedures die in het kader van deze actie tegen het licht is gehouden is de procedure rondom de Inkomstenverklaring (IV, op andere plekken ook wel bekend onder de naam Rofje).

In de vorm van een workshop, met vertegenwoordigers van de Cliëntenraad, medewerkers van de dienst Sociale Zaken, een accountmanager van het Inlichtingenbureau en een medewerker van de dienst Sociale Zaken Eindhoven, zijn allereerst de processen rond de IV in beeld gebracht. Vervolgens is gediscussieerd over nut en noodzaak van deze manier van onderzoek: wat levert het op en (hoe) kan het proces effectiever worden ingericht?

Gezamenlijk is de conclusie getrokken dat de huidige werkwijze voor zowel de gemeente als de cliënt veel werk betekent. Kosten en baten staan niet in verhouding tot elkaar. Naar aanleiding van de workshop is daarom besloten dat Sociale Zaken de IV gaat afschaffen en het rechtmatigheidsonderzoek op een andere manier gaat inrichten. Zo zal er (beter) gebruik worden gemaakt van status- en mutatieformulieren, signalen van het Inlichtingenbureau en Suwinet Inkijk, vindt er een verschuiving van de betaaldatum plaats en wordt “fraudealertheid” in de klantcontacten ingepast. Met deze werkwijze worden de administratieve lasten voor burgers verlicht, kosten in de uitvoering bespaard en volgens de principes van de Wet Suwi- Eenmalige Uitvraag gewerkt.

Dit project heeft het thema: sociale-zekerheid

Onbenutte rechten Wajongers en kleine zelfstandigen

De gemeente Utrecht wil het gebruik van inkomensvoorzieningen vergroten en het niet-gebruik halveren. Deze ambitie is neergelegd in het collegeprogramma “Utrecht voor elkaar”. Aan Zenc is gevraagd een korte verkenning te doen naar de mogelijkheden om twee kwetsbare doelgroepen beter te bereiken: Wajongers en kleine zelfstandigen.

Zenc heeft in het kader van deze verkenning gesprekken gevoerd met personen die het netwerk rond Wajongers en kleine zelfstandigen kennen en met enkele organisaties die zelf deel uitmaken van die netwerken. Deze gesprekken hebben al direct enkele concrete afspraken opgeleverd over actieve benadering, voorlichting, doorverwijzing, uitvoering en kennisdeling binnen het netwerk. Daarnaast heeft Zenc aanbevelingen gedaan over structurele contacten met relevante organisaties, methoden voor het bereiken van deze groepen en over vereenvoudiging en een proactieve uitvoering van de aanvraagprocedures. Al deze maatregelen kunnen bijdragen aan een groter bereik onder Wajongers en kleine zelfstandigen.

Dit project heeft het thema: zorg-en-welzijn

ICT op school: niet bij leren alleen

In opdracht van Stichting Kennisnet heeft Zenc de door haar ontwikkelde QuickScan Informatievoorziening geschikt gemaakt voor de onderwijssector. Samen met scholen uit de VO-, PO- en MBO-sector wordt de Quick Scan uitgevoerd met als doel het onderwijsveld zelf in staat te stellen de Quick Scan toe te passen. Hiervoor wordt met dertig scholen de Quick Scan uitgevoerd. Door middel van trainingen worden ambassadeurs van Kennisnet opgeleid tot moderatoren van de Quick Scan.

De resultaten van de Quick Scan geven schoolmanagers inzicht in de stand van zaken rondom de ontwikkeling van hun eigen organisatie. Het biedt ze handvatten om hun ambitie te verwoorden en aan de hand van de INK-organisatiegebieden verbeterstappen te benoemen, waarbij de strategische rol van ICT-inzet expliciet aan de orde komt.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Last van de Overheid

In respectievelijk 2004 en 2008 heeft het kabinet de meldpunten Last van de Overheid en Mijn Echte Werk opgericht. Burgers en overheidsprofessionals kunnen hier hun last van de overheid melden. Maar wat voor type meldingen komen hier nu eigenlijk op binnen, welke instrumenten zijn ingezet om deze meldingen aan te pakken en welke resultaten zijn hiermee behaald?

Na analyse van de meldingen die in 2008 zijn gedaan, bleek het overgrote deel van de meldingen te gaan over het verrichten van dubbel werk of het aanleveren van reeds bekende gegevens. Ook het verspillen van tijd en geld door onnodige regels en/of procedures bleek een grote bron van irritatie. Volgens Zenc hebben de meldpunten deze meldingen voortvarend aangepakt, waarbij zowel incidentele- als een groot aantal structurele resultaten zijn geboekt. Resultaten die vaak niet alleen een flinke lastenverlichting voor burgers en professionals opleveren, maar ook een groot besparingspotentieel hebben voor overheden zelf.

Dit project heeft het thema: administratieve-lasten, casusgericht-werken-en-coaching

Kwaliteit van Bouw- en Woningtoezicht

Bij de gemeente Zederik heeft Zenc een doorlichting uitgevoerd van het Bouw- en Woningtoezicht. Vanuit de drie perspectieven Kwaliteit van Dienstverlening, Organisatorische Efficiency en Bestuurlijke Effectiviteit is een analyse uitgevoerd.

Na de analyse zijn de resultaten gedeeld en besproken met de Raad, het College, het management en medewerkers. Op basis van de doorlichting heeft de gemeente verbeterstappen geïnitieerd en is zij aan de slag gegaan met de doorontwikkeling van het Bouw- en Woningtoezicht.

Dit project heeft het thema: bouw-en-woningtoezicht

Kwartiermaker / Programmamanager in de gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht zocht een kwartiermaker voor het implementeren van innovaties zoals het inrichten van een gezamenlijke dienst. Zenc heeft in de driehoek van bestuur, organisatie en informatiemanagement een expertrol vervuld en ertoe bijgedragen dat men een goede visie ontwikkelde en deze overdroeg aan de organisatie. Hierbij is nadrukkelijk aandacht besteed aan de verschillende lagen in de organisatie, aan medewerkers en aan klanten van de gemeente; belangrijk was onder meer dat medewerkers bij de uitvoering meer oog kregen voor klanten (“van buiten naar binnen denken”). Het resultaat van deze opdracht is een inmiddels onomkeerbare werkwijze die geborgd is in mensen, processen en werkwijzen.

Dit project heeft het thema: organisatieontwikkeling, veranderkunde

Modernisering Burgerzaken Suriname

Voor het Centraal Bureau voor Burgerzaken en het Public Sector Management Strengthening Program in Suriname heeft Zenc een project uitgevoerd om Burgerzaken in Suriname te moderniseren. De integrale aanpak was zowel op het ontwikkelen van het juridische kader (nieuwe wetgeving) als op de modernisering van de organisatie, de processen en de ICT gericht.

De veranderkundige aanpak die Zenc heeft voorgesteld bestond uit een lange termijn ontwikkeling aan de hand van een visie-, strategie- en organisatieontwikkeling. Daarnaast zijn er korte termijn resultaten geboekt, zoals concrete procesverbeteringen en de training van medewerkers. Het management en de medewerkers van het Centraal Bureau voor Burgerzaken hadden in het komen tot deze resultaten een actieve rol door in veranderteams gezamenlijk processen te analyseren en verbeteringen door te voeren.

Dit project heeft het thema: architectuur, basisregistratie, organisatieontwikkeling

Rekenkameronderzoek Bedrijfsmatig Werken

Zenc is gevraagd te onderzoeken in welke mate de gemeente Schouwen-Duiveland bedrijfsmatig werkt. Dit naar aanleiding van de invoering van het INK-model en de ingezette professionaliseringsslag binnen de gemeente.

Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de Rekenkamercommissie van de gemeente Schouwen-Duiveland en heeft het INK-managementmodel als uitgangspunt gehad. Daarbij heeft de focus op gedrag en houding in de organisatie ten aanzien van efficiënt en effectief werken gelegen.

Dit project heeft het thema: rekenkameronderzoek

Kwalitatieve Benchmark Informatievoorziening Vergelijkbare Organisaties

De Data-ICT-Dienst (DID) is een van de vier landelijke diensten van Rijkswaterstaat (RWS). Binnen haar keten regisseert en faciliteert de DID de realisatie, instandhouding en ontwikkeling van de informatievoorziening voor heel Rijkswaterstaat. Samen met de andere landelijke en regionale diensten staat de DID voor de uitdaging om Rijkswaterstaat in 2012 tot een toongevende, publieksgerichte en duurzame uitvoeringsorganisatie van de overheid te maken.

Om vorm te geven aan de precieze invulling van de brede missie van RWS heeft Zenc de DID geïnspireerd bij het formuleren van passende strategische stappen. Voor het vinden van deze inspiratie zijn de droomreizen zeer geschikt gebleken.  Samen met de medewerkers van de DID, maar ook van andere landelijke en regionale diensten, heeft Zenc verschillende bezoeken georganiseerd naar andere grote informatiebeherende organisaties. Bij deze bezoeken stonden de volgende vragen centraal: Hoe gaan deze informatiebeherende organisaties om met hun rol als regisseur van de informatievoorziening? Hoe combineren zij kaderstellende en faciliterende werkzaamheden? En vooral: Wat bevalt goed en wat kan beter vermeden worden?

In een korte periode zijn er droomreizen met uiteenlopende thema’s naar o.a. het Havenbedrijf Rotterdam, bloemenveiling Flora Holland, de Rijksdienst voor het Wegverkeer, Schiphol, het Marinebedrijf en de Belgische Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid georganiseerd. De ervaringen van deze organisaties hebben de DID geïnspireerd bij het vaststellen van de eigen strategische agenda.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Optimalisatie zorgverlening Loket Z

Inwoners van de gemeente Tilburg kunnen met hun vragen op het gebied van wonen, zorg, welzijn en inkomensondersteuning bij Loket Z terecht. De loketten zijn een samenwerkingsverband van de gemeente en verschillende dienstverlenende organisaties, zoals het ouderenwerk, MEE, het AMW en de GGZ.

De Raad van de gemeente Tilburg heeft in een motie gesteld de haalbaarheid van een mobiel Loket Z – in de vorm van een bus – te willen onderzoeken. Zenc heeft dit onderzoek opgezet vanuit de vraag wat burgers/ cliënten van de huidige dienstverlening door de acht verschillende Loketten Z vinden en wat hun ideeën voor verbetering zijn.

De resultaten van het onderzoek hebben tot een aantal aanbevelingen geleid. Zo is geadviseerd om geen mobiel Loket Z te introduceren: cliënten zien hier de toegevoegde waarde niet van in. In plaats daarvan zouden de verschillende Loketten Z nog meer dan nu in een netwerk moeten opereren: laat organisaties die al een hulpverleningsrelatie met de doelgroep hebben (zoals de GGD, woningcorporaties, hulpverleners voor allochtonen) de dienstverlening van Loket Z aanbieden en stem de hulpverleningsprocessen van de samenwerkende organisaties beter op elkaar af. Ook zou de uitvraag van cliëntgegevens uitgedund en beter gestroomlijnd moeten worden. Het College heeft de aanbevelingen van Zenc overgenomen.

Dit project heeft het thema: zorg-en-welzijn

Mastercourses Digitaal Bestuur Academie

In samenwerking met Digitaal Bestuur verzorgt Zenc vier keer per jaar een Mastercourse. De Mastercourses richten zich op besluitvormers binnen de beroepsgroep e-Overheid professionals. Iedere Mastercourse bestaat uit vier avonden die beginnen met een presentatie van een spreker uit de wetenschap over de laatste ontwikkelingen rondom het centrale thema van de Mastercourse. In het tweede deel van de avond wordt een gerealiseerde praktijkcase gepresenteerd.

De Mastercourses zijn interactief en inspirerend. Verschillende onderwerpen zijn inmiddels de revue gepasseerd: Service Oriented Architecture (SOA), Ketenintegratie en e-Dossiers, Goed opdrachtgeverschap, Grip op betere dienstverlening, Basisregistraties en Invoering van de e-Overheid.

Dit project heeft het thema: basisregistratie, dienstverlening, informatiemanagement, organisatieontwikkeling, virtuele-dossiers, web-2.0